Accès à l’information et protection de la vie privée

Lorsqu’un requérant dépose une requête (formule 1) au Tribunal des droits de la personne de l’Ontario (TDPO), cela signifie qu’une procédure judiciaire officielle est engagée en vertu du Code des droits de la personne (le Code). La requête et les autres documents déposés par les parties devant le TDPO peuvent contenir des renseignements délicats ou très personnels sur la situation du requérant. D’autres renseignements personnels peuvent être admis en preuve lors d’une audience devant le TDPO. Cela peut comprendre des documents médicaux, des courriels ou des textos personnels, des photographies ou des vidéos, et renseignements financiers ou autres sur le revenu.

Vous devez savoir que tous ces renseignements peuvent être demandés par un tiers, par exemple un membre d’une organisation publique ou médiatique, et lui être fournis par le TDPO. Cela s’explique car l’ouverture et la transparence du système judiciaire, lequel comprend les cours et les tribunaux administratifs comme le TDPO, constituent des principes fondamentaux d’une société libre et démocratique. C’est ce que l’on appelle souvent le principe de la publicité des débats judiciaires. C’est en raison du principe de la publicité des débats judiciaires que les audiences du TDPO sont ouvertes au public et que ses décisions lui sont accessibles par le biais de la base de données des décisions juridiques de CanLII.

Un dossier du TDPO peut comprendre les renseignements personnels suivants : noms des parties et des témoins, coordonnées, dossiers médicaux, documents financiers ou renseignements sur l’emploi et l’éducation. Ces renseignements peuvent également être mentionnés dans les décisions prises par le TDPO dans le cadre du dossier.

Le TDPO reconnaît que, dans le cadre de nombreuses requêtes dont il est saisi, des renseignements délicats d’ordre personnel, médical, financier ou autre peuvent être compris dans les documents fournis lors de l’instance. Par conséquent, le TDPO peut faire des exceptions à l’ouverture des audiences et à l’accès du public aux renseignements du dossier lorsque des intérêts très importants en matière de protection de la vie privée sont en jeu. Dans certains cas, le TDPO peut ordonner que certains renseignements ne soient pas rendus publics et restent confidentiels pour empêcher les membres du public et les médias d’y accéder.

Chaque cas est un cas d’espèce et les faits propres à un dossier permettent de déterminer si le TDPO peut imposer certaines restrictions à l’accès du public aux renseignements personnels d’un requérant. Le TDPO peut rendre les types d’ordonnances de confidentialité suivants, individuellement ou en combinaison :

• Restreindre la présence du public à une audience du TDPO (ordonnance d’exclusion);
• Restreindre l’accès à la totalité ou à une partie des documents déposés auprès du TDPO (ordonnance de mise sous scellés);
• Restreindre la publication de certains renseignements (ordonnance de non-publication); et
• Anonymiser le nom d’une personne ou d’autres renseignements permettant de l’identifier dans les décisions du HRTO (ordonnance d’anonymisation).

Le TDPO a rédigé plusieurs publications que vous pouvez consulter pour mieux comprendre comment il traite les demandes d’une partie en matière de protection de la vie privée, y compris la Politique d’accès et de protection de la vie privée et la Directive de pratique sur l’anonymisation.

En règle générale, toutes les audiences et tous les dossiers du TDPO sont accessibles au public, conformément aux règles énoncées dans la Loi sur l’exercice des compétences légales (LECL) et au principe de la publicité des débats judiciaires.

Le principe de la publicité des débats judiciaires suppose que la confiance du public dans l’intégrité du système de justice, tout comme sa compréhension de l’administration de la justice, sont mieux assurées lorsque les débats judiciaires sont accessibles, transparents et publics.

Plus précisément, le principe de la publicité des débats judiciaires vise également à atteindre d’autres objectifs importants, notamment : maintenir un processus de preuve efficace; promouvoir un sentiment public commun selon lequel les cours et les tribunaux agissent avec intégrité et dispensent la justice; fournir au public une occasion continue d’apprendre comment fonctionne le système de justice et comment la loi appliquée quotidiennement par les cours et tribunaux peut les toucher.

La primauté du principe de la publicité des débats judiciaires est inscrite au par. 2 (b) de la Charte canadienne des droits et libertés. Elle a été récemment réaffirmée par la Cour supérieure de justice dans l’affaire Toronto Star c. P.G. Ontario, 2018 CSON 2586 (CanLII).

Dans certains cas dont est saisi le TDPO, les intérêts personnels liés à la vie privée des personnes qui y comparaissent l’emportent sur l’intérêt public quant au principe de la publicité des débats judiciaires. L’approche générale du TDPO consiste à trouver un équilibre entre l’intérêt public lié à la liberté d’expression et à la justice ouverte, et toute conséquence importante découlant de l’identification de la personne qui demande la protection de sa vie privée.

La Loi sur les documents décisionnels des tribunaux (« LDDT ») est entrée en vigueur en juillet 2019. L’objectif de la LDDT est de mettre à la disposition du public tous les « documents décisionnels » que le TDPO a en sa possession en ce qui concerne les requêtes déposées le 1er juillet 2019 ou après. Le TDPO applique également le même principe de justice ouverte aux requêtes déposées avant le 1er juillet 2019 lorsqu’il s’agit de décider des ordonnances de confidentialité.

Les dossiers du TDPO contiennent les documents décisionnels liés à une instance conformément à la LDDT. Voici des éléments pouvant être compris dans un dossier du TDPO :

• La requête, la défense (formule 2) et la réplique (formule 3);
• Les avis de médiation et d’audience du TDPO;
• Les plaidoiries écrites des parties;
• La preuve documentaire (p. ex. lettres, courriels, textos, photographies, dossiers médicaux);
• La liste des pièces justificatives du TDPO;
• Les enregistrements et les transcriptions des procédures du TDPO (s’il y a lieu); et
• Les *directives d’évaluation de la cause (DEA), les *décisions provisoires et les *décisions définitives du TDPO.

Les notes personnelles de l’arbitre du TDPO, les ébauches de décisions, les ébauches d’ordonnances et les communications relatives à ces ébauches ne font pas partie d’un dossier du TDPO. Ce ne sont pas des dossiers décisionnels en vertu de la LDDT.

Pour terminer, les documents relatifs à la médiation et aux discussions de règlement devant le TDPO ne constituent pas des dossiers décisionnels au sens de la LDDT et sont exemptés de divulgation. Les documents créés uniquement aux fins de la médiation ou des discussions en vue d’un règlement sont confidentiels. Ils ne sont pas contenus dans les dossiers du TDPO.

Les dossiers décisionnels du TDPO peuvent être consultés par des tiers si l’organisation ou la personne qui fait la demande fournit des renseignements d’identification suffisants sur le dossier. Les demandes doivent indiquer le dossier en particulier ainsi que les procédures connexes. Le personnel du TDPO ne peut effectuer de recherche au nom des requérants. Il est interdit au TDPO d’extraire, de compiler ou de regrouper des données à partir des dossiers.

Les parties à une instance en cours doivent communiquer avec le bureau du registraire du TDPO lorsque des questions sont soulevées quant à l’accès à leurs dossiers, à l’adresse HRTO.Registrar@ontario.ca

Toute autre question ou préoccupation concernant l’accès aux dossiers peut être communiquée à l’adresse Access.TO-TDO@ontario.ca.

Une ordonnance de confidentialité est une décision du TDPO selon laquelle un dossier ou une partie d’un dossier décisionnel doit être traité comme confidentiel et ne pas être divulgué au public. Ces demandes sont rarement accordées par le TDPO parce qu’elles comportent une dérogation majeure au principe de la publicité des débats judiciaires.

Une partie, une personne intéressée ou le TDPO lui-même peut demander une ordonnance de confidentialité pour empêcher la divulgation (articles 2 (2) et 2 (3) de la LDDT).

Les demandes d’ordonnances de confidentialité doivent être faites le plus tôt possible. Pour décider s’il convient de rendre une ordonnance de confidentialité, le TDPO examinera si :

• Des questions concernant la sécurité publique pourraient être divulguées; ou
• Des questions financières ou personnelles d’ordre privé ou d’autres questions contenues au dossier sont telles que l’intérêt du public ou celui de la personne servi par la non-divulgation l’emporte sur l’importance d’adhérer au principe selon lequel le document doit être mis à la disposition du public.

Dans l’affaire NK c. Botuik, 2020 TDPO 345 (CanLII), le TDPO a ordonné que tous les actes de procédure et tous les documents de l’instance soient scellés et ne soient pas accessibles au public ou distribués à quiconque (à l’exception des parties et de leurs conseillers juridiques) en raison des questions exceptionnellement délicates et personnelles de l’affaire.

Le TDPO a estimé qu’une telle ordonnance était nécessaire pour empêcher la divulgation de renseignements exceptionnellement personnels. Les rendre accessibles au public constituerait un risque sérieux pour l’administration de la justice. Le besoin du requérant d’une ordonnance de confidentialité l’emportait sur les droits et intérêts de l’intimé et du public.

Des renseignements supplémentaires sur les ordonnances de confidentialité, y compris les autres types d’ordonnances disponibles et le processus de demande en vertu de la LDDT ou des règles du TDPO, se trouvent sur le site Web de Tribunaux décisionnels Ontario et dans les règles de procédure et directives de pratique du TDPO.

Au cours d’une procédure, le TDPO peut rendre de nombreuses décisions écrites, qui comprendront les noms des parties, des renseignements sur le dossier et la preuve pertinente. Le public peut accéder à ces décisions via CanLII.

Une ordonnance d’anonymisation signifie que seules des initiales seront utilisées au lieu du nom complet d’une personne tout au long de la décision du TDPO. À titre d’exemple, un requérant nommé John Anderson pourrait être appelé « J.A. » dans la procédure du TDPO. Voir la Directive de pratique sur l’anonymisation des décisions du TDPO.

Il existe deux circonstances dans lesquelles le TDPO peut ordonner l’anonymisation : 1) pour protéger l’identification des enfants; et 2) dans des circonstances exceptionnelles, pour protéger la vie privée de la personne visée en ce qui concerne les renseignements personnels très délicats découlant de l’affaire.

Afin de protéger l’identité des enfants, le TDPO utilise des initiales dans ses décisions pour identifier les enfants de moins de dix-huit (18) ans et pour identifier le tuteur à l’instance d’un enfant de moins de 18 ans. Les initiales peuvent également servir à identifier d’autres participants à l’instance si cela est nécessaire pour protéger l’identité d’un enfant.

Dans C.M. c. York Region District School Board (« C.M. »), 2009 TDPO 735, le TDPO a énoncé deux raisons pour lesquelles une attention particulière est accordée à la protection de la vie privée des enfants de moins de 18 ans. D’abord, l’intérêt supérieur des enfants et la reconnaissance de leur vulnérabilité sont des valeurs fondamentales du système juridique. Ensuite, contrairement aux plaideurs adultes, un enfant ne prend pas de décisions au sujet de sa requête devant le TDPO. D’ordinaire, c’est le tuteur à l’instance qui choisit, au nom de l’enfant, quels éléments de preuve et quels arguments présenter, et qui décide s’il y a lieu de régler l’affaire.

Le TDPO peut également ordonner l’anonymisation lorsqu’il conclut que des circonstances exceptionnelles justifient la protection de la confidentialité de renseignements personnels ou délicats. L’approche du TDPO consiste à trouver un équilibre entre l’intérêt public du principe de la publicité des débats judiciaires, et toute conséquence importante découlant de l’identification de la personne qui demande l’anonymisation.

Dans Mancebo-Munoz c. NCO Financial Services Inc., 2013 TDPO 974, le TDPO a fait remarquer que les requêtes lui étant présentées comprenaient souvent des renseignements personnels et que, par conséquent, des conditions exceptionnelles liées à la délicatesse et à la protection de la vie privée étaient requises. Le TDPO a insisté sur le fait que l’ouverture du système judiciaire était un principe fondamental d’une société libre et démocratique. En l’absence de bonnes raisons de le faire, les parties ne devraient pas faire d’allégations ou s’en défendre derrière un voile d’anonymat.

La TDPO a accordé des demandes d’anonymisation dans certains cas. À titre d’exemples : lorsque la sécurité personnelle d’une partie était menacée; lorsque des procédures criminelles parallèles découlant des mêmes faits et se rapportant à une agression sexuelle présumée étaient en cours; lorsqu’il existait des renseignements médicaux très délicats ou des renseignements particulièrement délicats liés à une crise de santé mentale grave.

L’ordonnance de mise sous scellés est une ordonnance du TDPO rendue afin que ce dernier scelle son dossier, de manière à ce qu’une partie ou la totalité des documents ne puissent être consultés par le public en aucune circonstance. Ces demandes sont rarement accordées par le TDPO puisqu’elles comportent une dérogation majeure au principe de la publicité des débats judiciaires.

Dans l’affaire NK c. Botuik, 2020 TDPO 345 (CanLII), le TDPO a ordonné que tous les actes de procédure et tous les documents de son dossier soient scellés. Dans l’affaire JKB c. Regional Municipality of Peel Police Services Board, 2019 TDPO 1274 (CanLII), le TDPO a accordé une ordonnance de mise sous scellés partielle pour retirer les renseignements d’identification clés de l’enfant et de son tuteur à l’instance (p. ex. : adresse, photographies, date de naissance, noms des autres membres de la famille) des dossiers décisionnels.

D’autre part, dans l’affaire LG c. Commission des services policiers d’Ottawa, 2020 TDPO 178 (CanLII), la demande d’ordonnance de mise sous scellés du requérant a été rejetée.

Lorsque émise par le TDPO, l’ordonnance de non-publication empêche la publication de certains renseignements dans une affaire en particulier. Ces demandes sont rarement accordées par le TDPO puisqu’elles comportent une dérogation majeure au principe de la publicité des débats judiciaires.

Le TDPO tient pour acquis que les requêtes qui lui sont présentées sont des procédures publiques. L’ordonnance de non-publication est donc une mesure extraordinaire car elle porte atteinte aux droits fondamentaux comme la liberté d’expression des parties et d’autres personnes, y compris les médias. L’embarras personnel ou le préjudice financier subi par une partie ou un témoin n’est pas, en général, une base valable pour une ordonnance de non-publication.

La partie qui demande une ordonnance de non-publication a le fardeau de le prouver que : 1) l’ordonnance est nécessaire pour éviter un risque réel et substantiel pour l’équité de l’audience; 2) des mesures alternatives raisonnablement disponibles n’empêcheraient pas le risque; 3) la demande porte sur un objectif important qui ne peut être atteint par un autre moyen; et 4) l’ordonnance proposée est aussi limitée que possible et les effets positifs et négatifs de l’ordonnance sont proportionnés. Voir l’affaire Dagenais c. Société Radio-Canada, 1994 CanLII 39 (CSC), [1994] 3 C.S.C. 835.

Dans l’affaire JKB c. Regional Municipality of Peel Police Services Board, 2019 TDPO 1274 (CanLII), le TDPO a émis une ordonnance de non-publication partielle pour empêcher quiconque d’identifier la requérante ou sa tutrice à l’instance. Le TDPO a conclu que, compte tenu de l’âge de la requérante, de sa vulnérabilité et de la notoriété de l’affaire, il existait un risque réel qu’elle subisse des répercussions négatives si ses renseignements médicaux et psychologiques étaient divulgués ou si ses droits à la protection de la vie privée étaient violés.

Voici d’autres exemples d’affaires dans lesquelles le TDPO a pris des décisions sur des ordonnances de non-publication : Bell c. Perth Avenue Housing Co-operative, 2020 TDOP 807 (CanLII), Cybulski c. Canadian Corps of Commissionnaires, Division d’Ottawa, 2013 TDPO 1773 (CanLII), LG c. Commission des services policiers d’Ottawa,2020 TDPO 178 (CanLII), et Misetich c. Value Village Stores Inc., 2016 TDPO 1641.

Une ordonnance d’exclusion du TDPO vise à exclure le public de l’ensemble ou d’une partie d’une audience tenue devant lui. Ces demandes sont rarement accordées par le TDPO puisqu’elles comportent une dérogation majeure au principe de la publicité des débats judiciaires. Il est bien établi que l’intérêt public commande que les procédures judiciaires soient transparentes et que les audiences sur les droits de la personne soient des procédures ouvertes.

Dans l’affaire LG c. Commission des services policiers d’Ottawa, 2020 TDPO 178 (CanLII), le TDPO a rejeté la demande d’ordonnance d’audience à huis clos du requérant.

Dans AB c. Ottawa Catholic School Board, 2020 HRTO 167 (CanLII), le TDPO a refusé d’ordonner que l’audience soit à huis clos, soulignant que cette mesure extraordinaire était souvent utilisée dans des affaires de protection de l’enfance, ce qui n’était pas le cas en l’espèce. Toutefois, le TDPO a ordonné l’anonymisation afin de s’assurer que l’identité du requérant ne soit pas divulguée dans les décisions rendues publiques au sujet de l’affaire.

Si une partie ou un autre participant souhaite demander une ordonnance d’anonymisation, de non-publication, de mise sous scellés ou d’exclusion, il doit présenter une Demande d’ordonnance dans le cadre d’une instance (DOCI) conformément à la règle 19 du TDPO. Pour plus de renseignements sur les DODC, consultez le guide d’auto-assistance du Centre : Demandes d’ordonnances dans le cadre d’une instance.

La demande doit énoncer la nature spécifique de la protection de la vie privée recherchée (p. ex., une demande d’anonymisation) et inclure toutes les plaidoiries au soutien de la demande, y compris toutes les preuves et toute la jurisprudence à l’appui.

La partie intimée a le droit de présenter ses propres plaidoiries relativement à une telle demande. La demande sera tranchée par le TDPO qui examinera les plaidoiries, les faits et le droit applicable avant de rendre sa décision.

En vertu de l’article 45.7 du Code, le TDPO peut, à la demande d’une partie ou de sa propre initiative, réexaminer ses décisions conformément à la règle 26 du TDPO. Le réexamen est un recours discrétionnaire et, bien que le TDPO ait la compétence requise pour rouvrir et réexaminer ses propres décisions, il n’est pas obligé de le faire.

La question de savoir si un réexamen sera accordé par le TDPO est toujours tranchée au cas par cas. De manière générale, il est peu probable que le TDPO réexamine ses décisions provisoires concernant une ordonnance d’anonymisation, de non-publication, de mise sous scellés ou d’exclusion en l’absence de raison impérieuse ou extraordinaire de le faire. Voir, par exemple, Zakharia c. London Health Sciences Centre, 2016 TDPO 1296 (CanLII).

Dans une autre affaire, cependant, C.C. c. […] Restaurant, 2014 TDPO 1821 (CanLII), les requérants n’avaient pas demandé l’anonymat avant l’audience, pendant l’audience ou lors de leurs plaidoiries après l’audience, mais seulement après que la décision du TDPO ait été prise. Néanmoins, le TDPO a jugé approprié, dans les circonstances uniques de l’affaire, d’anonymiser l’identité du requérant et de l’organisation intimée.