Conférences téléphoniques relatives à la cause

Toutes les demandes présentées au Tribunal des droits de la personne de l’Ontario (TDPO) le 1ᵉʳ mars 2018 ou après cette date sont traitées au TDPO au moyen d’un nouveau système de traitement des cas.

Les conférences téléphoniques relatives à la cause, bien qu’elles soient relativement récentes au TDPO, sont une procédure courante dans de nombreux tribunaux. Une conférence téléphonique relative à la cause est un type de réunion préparatoire à l’audience entre le TDPO et les parties. Vous, l’intimé ou les intimés, et toute autre partie devez participer à la CTRC. Les avocats ou les parajuristes représentant les parties peuvent également assister à la conférence téléphonique relative à la cause.

Pour plus d’informations sur les conférences téléphoniques relatives à la cause, consultez la Directive de pratique sur le nouveau système de traitement des cas et les conférences téléphoniques relatives à la cause.

Le TDPO, pour la plupart des requêtes, prévoit désormais une conférence téléphonique électronique préalable à l’audience (CTRC) sur Zoom au moyen d’un avis de vidéoconférence avant que tout avis d’audience ne soit émis.

Dans certains cas, la CTRC peut avoir lieu environ trente (30) jours avant le premier jour de votre audience et, dans d’autres cas, la CTRC peut avoir lieu avant la fin de cette période de 30 jours.

Il est également possible que le TDPO prévoie plus d’une CTRC pour un dossier. Vous devrez vérifier votre avis d’audience et/ou votre avis de convocation à la CTRC qui vous fournira tous les renseignements pertinents pour vous permettre de participer, y compris la date, l’heure et le lieu de la CTRC et/ou de l’audience.

Dans le cadre de nombreuses requêtes au TDPO, diverses questions préliminaires ou procédurales se posent, et ces questions sont résolues bien avant la CTRC et les dates d’audience. Il arrive toutefois que certaines questions préliminaires ne soient pas résolues ou qu’elles ne puissent pas vraiment l’être avant la CTRC.

La CTRC a pour but de régler toute question préliminaire ou procédurale en suspens entre les parties. Les questions qui restent à trancher à la CTRC dépendront dans une large mesure des faits de votre cause.

Comme mentionné, votre avis d’audience du TDPO et de CTRC indiquera la date et l’heure de la CTRC ainsi que les renseignements relatifs à l’appel téléphonique.

Il est important de venir à la CTRC aussi bien préparé que possible. Vous devrez apporter tous vos documents et matériels pertinents afin de pouvoir discuter et présenter votre position de manière complète. Il est utile que ces documents et matériels soient organisés par date.

Toutes vos questions préliminaires doivent être soulevées par écrit au moins sept (7) jours civils avant la date de votre CTRC. Pour ce faire, vous devez écrire ou envoyer un courriel au greffier du TDPO et mettre les autres parties en copie. Une demande officielle d’ordonnance pendant l’instance (Formule 10) n’est pas requise et vous n’êtes pas tenu de suivre la règle 19 des Règles de procédure du TDPO.

Étant donné que le temps de la CTRC est limité, il serait également très utile pour le processus d’avoir envoyé des copies de tous les documents ou matériels sur lesquels vous avez l’intention de vous appuyer à l’intimé et au TDPO avant la date de la CTRC.

L’intimé peut également soulever ses questions préliminaires conformément au délai de sept (7) jours. Toutefois, vous n’êtes pas tenu de répondre par écrit aux questions préliminaires soulevées par un intimé ou une autre partie devant la CTRC. Vous pouvez le faire si vous le souhaitez.

De même, l’intimé n’est pas tenu de répondre par écrit aux questions préliminaires que vous avez soulevées pendant la CTRC, mais il peut le faire s’il le souhaite.

La CTRC sera présidée par un arbitre du TDPO affecté à votre audience et est normalement prévue pour une (1) heure, mais cela peut être plus long selon la nature de l’affaire.

La CTRC n’est pas une audience officielle du TDPO et aucun témoin n’est tenu d’y assister. Le TDPO n’entendra aucune preuve, ne tirera aucune constatation de fait et ne rendra aucune décision quant au bien-fondé de la demande du TDPO (c.-à-d. si vous ou l’intimé ou les intimés devriez avoir gain de cause à l’audience).

La CTRC a plusieurs objectifs pour les parties. L’un des objectifs est d’explorer la possibilité d’un éventuel règlement de la demande ou de certaines parties de la demande auprès du TDPO. Les parties voudront peut-être discuter de la possibilité d’une médiation ou d’un arbitrage lors de l’audience du TDPO ou avant celle-ci.

Un deuxième objectif est d’aider les parties à se préparer en vue de leur audience en tentant de résoudre certaines des questions soulevées dans l’affaire. L’audience du TDPO pourrait être plus courte et plus simple si certaines des questions ont été résolues à la CTRC.

L’arbitre du TDPO discutera avec les parties de toute question en suspens nécessitant l’intervention du TDPO et pourra encourager les parties à faire des admissions et à conclure des ententes sur diverses questions. L’arbitre du TDPO peut également établir des calendriers et des délais pour que les parties fournissent des renseignements au TDPO.

Un troisième objectif est d’aider les parties à mieux organiser leurs positions, leurs éléments de preuve et leurs questions à l’audience. Encore une fois, cela contribuerait à réduire le temps et les ressources nécessaires pour l’audience elle-même. L’arbitre du TDPO peut également fournir une évaluation des forces ou des faiblesses de la preuve de chaque partie ou aider à déterminer les dispositions du Code des droits de la personne ou de la common law qui pourraient s’appliquer au cas.

L’arbitre du TDPO peut rendre des décisions orales sur l’une ou l’autre des questions soulevées à la SMCC, ou peut rendre des décisions écrites sur ces questions sans fournir de motifs détaillés.

Le processus de la CTRC peut se rapporter à l’une des questions préliminaires suivantes et bon nombre de ces questions concernent des éléments de preuve que les parties peuvent avoir l’intention d’utiliser lors de leur audience, notamment :

• la détermination des documents et des témoins qui seront utilisés à l’audience;
• les objections aux documents ou aux témoins à l’audience;
• les demandes de témoignage par vidéo, par téléphone ou à une heure précise;
• les demandes de déclarations de témoins appropriées ou spécifiques
• les autres questions préliminaires ou procédurales qui découlent des déclarations des témoins ou des documents d’audience ou qui se rapportent au déroulement de l’audience.

De plus, l’arbitre du TDPO et les parties discuteront probablement en détail du déroulement de l’audience, y compris des questions de procédure telles que :

• l’ordre dans lequel les témoins témoigneront;
• l’horaire des témoignages ou le temps devant être consacré à l’interrogation des témoins;
• la question de savoir s’il doit y avoir ou non des déclarations préliminaires;
• des détails sur les questions qui seront abordées à l’audience;
• le marquage des documents non contestés comme pièces au début de l’audience;
• l’adoption des déclarations des témoins comme tout ou partie des témoignages en interrogatoire principal;
• la possibilité pour les parties de s’entendre sur certains faits ;
• la détermination du type d’audience, si nécessaire, et l’estimation de sa durée;
• la décision du nombre de jours d’audience requis et la fixation du nombre de jours; et
• la façon dont l’audience sera organisée et les autres étapes devant être franchies avant l’audience.

Il pourrait y avoir d’autres questions préliminaires également. Cela dépend souvent de la nature du cas. Par exemple, une partie peut avoir des besoins d’accommodement liés au Code ou il peut y avoir d’autres nouveaux développements dans le dossier qui doivent être soulevés et abordés lors de la CTRC.

Il est très important de cerner et de soulever toutes les questions préliminaires que vous avez lors de la CTRC et d’être prêt à aborder toutes les questions que le TDPO pourrait soulever.

Si une question préliminaire ou procédurale aurait pu être soulevée par une partie lors de la CTRC, mais ne l’a pas été, l’arbitre du TDPO peut ne pas permettre à cette partie de soulever la question à une date ultérieure ou à l’audience.

Non. Vous devriez toujours essayer de déterminer et de soulever toute question préliminaire devant le TDPO dès que possible. Vous ne devez pas attendre que la CTRC soit prévue. Vous devez soulever toute question de procédure avant la CTRC en envoyant une communication ou une Formule 10 au moins deux (2) jours avant la date de la CTRC et en envoyer une copie aux autres parties à votre cause.

Les règles de procédure du TDPO prévoient un moyen de soulever de nombreux types de questions préliminaires en vertu de la règle 19. À tout moment, après le dépôt d’une demande auprès du TDPO, vous pouvez remplir une Demande d’ordonnance pendant une instance (Formule 10).

Vous devez faire, dès que possible, une demande d’ordonnance en cours d’instance (Formule 10) pour porter vos questions préliminaires à l’attention du TDPO, y compris les demandes :

• pour l’ajout d’un intimé ou d’une autre partie;
• pour le report de votre demande auprès du TDPO en attendant l’issue d’une autre instance;
• pour regrouper ou faire instruire des demandes ensemble;
• pour la modification de votre requête;
• pour la réactivation d’une requête différée;
• pour l’obtention de détails;
• pour la production ou la divulgation de documents.

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Votre avis de CTRC doit indiquer que les règles de divulgation du TDPO ne s’appliquent pas à une CTRC.

Toutefois, votre avis d’audience indique la date, l’heure et le lieu de votre audience et vous informera également des dates de divulgation de vos documents potentiellement pertinents (voir l’article 16.1 des Règles de procédure du TDPO) et de divulgation et de dépôt de documents et de déclarations de témoins sur lesquels vous devez vous appuyer (voir les articles 16.2, 16.3, 17.1 et 17.2 des Règles de procédure du TDPO).

Les dates de divulgation des documents et des témoins des parties sont liées à la date de l’avis d’audience et à la date de l’audience elle-même.

Vous devez divulguer vos documents potentiellement pertinents dans les vingt et un (21) jours suivant la réception de l’avis d’audience et vous devez divulguer vos documents et déclarations de témoins sur lesquels vous vous appuyez dans les quarante-cinq (45) jours suivant la date d’audience.

Le moment choisi pour la CTRC est important. Étant donné que cela peut avoir lieu après que les parties ont été tenues de déposer leurs déclarations de témoins et leurs documents d’audience, le TDPO examinera l’impact potentiel de l’acceptation d’une demande de prorogation du délai de dépôt des documents d’audience ou des déclarations de témoins lors de la CTRC prévue. Par conséquent, toute demande de prorogation du délai de divulgation ne sera accordée que dans des circonstances exceptionnelles.

Cela signifie que le TDPO voudra traiter toute question de divulgation soulevée par les parties bien avant la CTRC. Si la divulgation de la partie adverse est tardive ou incomplète, on s’attend à ce qu’une partie présente une demande de divulgation dès que possible, et de préférence, peu après la date limite de divulgation des documents potentiellement pertinents.

Vous ne devriez pas attendre pour soulever les questions relatives à la divulgation que vous avez au CTRC. Par exemple, si vous soulevez la question de la divulgation incomplète de documents par l’intimé à la CTRC et que vous demandez une divulgation supplémentaire, l’arbitre du TDPO pourrait ne pas accéder à votre demande.

L’arbitre du TDPO tiendra compte du moment de votre demande comme facteur pour décider s’il y a lieu d’ordonner la production, en plus de facteurs comme l’équité et le préjudice.

Le processus et les délais de demande de report sont énoncés dans l’avis de CTRC du TDPO. Vous devez agir rapidement (dans les quatorze (14) jours suivant la date de l’avis de CTRC) pour faire modifier le calendrier.

Une demande de report de l’audience en temps opportun entraînera la modification de la date de l’audience et de la CTRC.

Lorsqu’une demande de report de la CTRC est présentée dans les délais prescrits, le TDPO tente de fixer de nouveau la CTRC en tenant compte de la disponibilité du vice-président désigné et des parties, ainsi que de la date d’audience prévue.

Après l’expiration du délai des quatorze (14) jours, la CTRC et/ou l’audience ne seront reportées que dans des circonstances exceptionnelles avec approbation du greffier du TDPO, même si vous et l’intimé avez déjà convenu de reporter.

Vous devez savoir que, généralement, le fait de retenir les services d’un représentant qui n’est pas disponible ou prêt à procéder à la date prévue n’est pas considéré comme une circonstance exceptionnelle par le TDPO.

Vous devriez également consulter la Directive de pratique sur la planification des audiences et des séances de médiations, demandes de changement de date et demandes d’ajournement pour obtenir des renseignements plus importants sur le report des dates au TDPO.

Vous devez contacter les autres parties et informer le greffier du TDPO. Votre demande doit être présentée par écrit. Vous devez fournir au TDPO trois (3) à cinq (5) dates mutuellement acceptables avec les autres parties qui sont dans les soixante (60) jours suivant la date initialement prévue pour la CTRC.

Toutefois, vous devez savoir que les dates sur lesquelles vous et les autres parties vous êtes entendus pourraient ne pas être des dates disponibles pour le TDPO.

Si les dates convenues ne sont pas disponibles ou si aucune information n’est fournie sur les nouvelles dates, le TDPO reportera la CTRC à la prochaine date disponible pour le TDPO.

Enfin, il est important de savoir que, si vous devez modifier l’horaire plus d’une fois, le report des dates ultérieures n’est pas assujetti à la pratique des quatorze (14) jours et ne sera accordé par le TDPO que dans des circonstances exceptionnelles.

Le TDPO mène toutes les audiences de la CTRC par téléconférence ou vidéoconférence, à moins qu’il n’approuve une demande de changement fondée sur l’accommodement dans le format d’audience de la CTRC. Une demande d’accommodement sera considérée par le TDPO lorsqu’une demande de changement de format sera faite.

La Directive de pratique modifiée sur la forme des audiences énonce la procédure pertinente à suivre.

De plus, les demandes de mesures d’adaptation doivent être faites conformément à la Politique relative à l’accessibilité et aux mesures d’adaptation du TDPO.

Si vous êtes parvenu à un règlement écrit et signé de votre requête auprès du TDPO avant la CTRC, la CTRC ne sera pas annulée tant qu’une confirmation de règlement signée (Formule 25) n’aura pas été déposée auprès du TDPO.

Veuillez noter que le règlement écrit et signé ne doit pas être déposé au TDPO. Vous trouverez de plus amples renseignements sur la Formule 25 du TDPO à l’adresse https : / /tribunalsontario.ca/documents/hrto/Other / SJT25E.pdf

https://tribunalsontario.ca/documents/tdpo/Practice%20Directions%20(fr)/Regles%20de%20procedure%20du%20TDPO.html

Il est très important d’assister à la CTRC après avoir reçu un avis approprié du TDPO. Une CTRC n’est pas facultative, même si la CTRC est simplement prévue pour fixer des dates d’audience. Si vous ne vous présentez pas à votre audience ou à la CTRC, le TDPO peut procéder en l’absence d’une partie (si vous êtes un intimé ou un intervenant) ou décider de rejeter votre demande pour cause d’abandon (si vous êtes un demandeur).

Cela signifie que vous devriez faire tous les efforts possibles pour assister à votre CTRC. Il peut être très difficile de rétablir votre demande au TDPO lorsque le TDPO a décidé de la rejeter pour cause d’abandon.