Guide sur les audiences virtuelles devant le tribunal des droits de la personne de l’Ontario (TDPO)

Ce guide d’autoassistance a pour objectif d’aider les requérants qui se représentent eux-mêmes à participer efficacement à une audience virtuelle à la lumière de la Directive de pratique modifiée sur la forme des audiences et de la mise en place des services numériques pour les Ontariens et Ontariennes.

Références :

• Directive de pratique modifiée sur la forme des audiences (tribunalsontario.ca)
• TDO | 17 septembre 2020 Tribunaux décisionnels Ontario met l’accent sur les services numériques pour les Ontariens et Ontariennes | Tribunaux décisionnels Ontario

Veuillez noter:

Le Tribunal procède à la tenue d’audiences au fond et d’audiences préliminaires par la voie virtuelle.

Veuillez noter que l’information contenue dans ce guide d’autoassistance ne saurait remplacer la lecture des lois ontariennes comme le Code des droits de la personne (Code), les Règles de procédure du Tribunal et ses Directives de pratique.  Il est essentiel de relire tous ces documents avant votre audience.

Références :

• Législation
• Code des droits de la personne
• Règles de procédure
• Directives de pratique

Le TDPO planifiera par défaut l’horaire de votre audience en tant qu’audience par vidéoconférence, laquelle sera habituellement tenue au moyen de Zoom (audience virtuelle).

Vous devrez réfléchir à la question de savoir si vous et vos témoins serez capables de participer à une audience virtuelle en fonction de vos circonstances, en considérant les facteurs suivants :

• Besoins protégés par le Code – Si vous ou l’un de vos témoins éprouvez des besoins prévus au Code l’empêchant de participer à une vidéoconférence (p. ex. une déficience visuelle, auditive ou une blessure au cerveau restreignant l’utilisation d’écrans) alors vous devez déposer une demande sollicitant une audience dont la forme s’accommodera à vos besoins ou à ceux de votre témoin.
• Accès à un ordinateur – Tous les participants auront besoin d’un ordinateur muni d’un microphone et d’une caméra.
• Accès à l’Internet et qualité de la connexion – Tous les participants devront avoir accès à l’Internet avec un débit adéquat. Vous trouverez des explications détaillées dans la section intitulée « Exigences technologiques » du Guide des instances par vidéoconférence de Tribunaux décisionnels de l’Ontario.
• Capacité d’utiliser un ordinateur – Le site Web de Tribunaux décisionnels de l’Ontario met à votre disposition des liens menant à des guides de formation pour vous enseigner comment vous joindre à Zoom et comment utiliser cette application, mais vous devez posséder quand même des connaissances informatiques de base.
• Accès à un espace privé pendant la durée de l’audience – Si vous n’avez pas accès à un espace privé tout au long de l’audience qui peut durer toute une journée, alors vous devez en informer le TDPO et solliciter une adaptation pour régler ce problème.
• Accès à un téléphone intelligent – Le Guide des instances par vidéoconférence de Tribunaux décisionnels de l’Ontario déconseille l’emploi de téléphones intelligents pour participer aux audiences et exige que l’adjudicateur du TDPO approuve l’utilisation d’un téléphone intelligent à l’audience.

Références :

Guide des instances par vidéoconférence et par Zoom

Guide des instances par vidéoconférence

Préparation à une instance par vidéoconférence

Conseils pour vous préparer à une instance sur Zoom

Si vous ou votre témoin avez besoin que la forme de votre audience soit modifiée pour des besoins prévus au Code ou pour des raisons d’accès à la technologie, vous devez demander des mesures d’adaptation à l’aide du formulaire de demande de mesures d’adaptation de Tribunaux décisionnels de l’Ontario.

Tribunaux décisionnels de l’Ontario fournit de l’information sur la manière de demander des mesures d’adaptation sur son site Web.

Selon votre situation, vous devrez considérer quel type de mesure d’adaptation vous souhaitez demander : une audience en personne ou l’accès à un ordinateur et à l’Internet. On vous recommande d’expliquer les détails des obstacles qui vous entravent et de la mesure d’adaptation dont vous avez besoin.

Par exemple, vous pourriez vivre dans une communauté rurale éloignée ayant un accès limité à l’Internet et avoir besoin de l’accès à un ordinateur connecté à Internet ou d’une audience en personne.

Ou vous pourriez avoir besoin d’un service de transcription en temps réel d’accès à la communication (CART) ou de sous-titrage en temps réel, à cause d’une déficience auditive.

Références :

TDO :  Demander des mesures d’adaptation | Tribunaux décisionnels Ontario

TDO :  Demander de changer la forme de l’audience | Tribunaux décisionnels Ontario

TDO : Demande de mesures d’adaptation (formulaire)

Preuve documentaire:

Le TDPO peut exiger que vous déposiez vos documents selon les formats précis décrits dans les « Pratiques exemplaires de dépôt de documents à l’intention des parties ».

Ces exigences en matière de formatage nécessitent des programmes ou des applications précis comme Microsoft Word, Adobe Acrobat Pro ou des programmes ou applications équivalents vous permettant de créer et de modifier des documents dont le contenu se prête aux recherches et être marqués avec des signets pour votre « recueil de documents ». Ce programme est différent d’Adobe Acrobat Reader, que vous pouvez télécharger gratuitement, mais qui ne vous permet pas de modifier le document PDF.

Si vous n’avez pas accès aux programmes ou applications nécessaires, vous pouvez prendre les mesures suivantes :

a. écrire au registraire du TDPO, en envoyant une copie à l’intimé, pour l’informer que vous ne pouvez pas vous conformer au format préféré des documents et pour demander conseil;

b. remplir une demande de mesures d’adaptation sollicitant l’autorisation de déposer les documents de divulgation sous un format de rechange, en fournissant les raisons de votre demande;

c. communiquer avec l’intimé pour déterminer si vous pouvez déposer vos documents conjointement avec lui, si cela s’applique à vos circonstances et à votre cause.

Cela relève de votre responsabilité de déposer les preuves documentaires en respectant les échéances imposées par le TDPO.

Si vous n’êtes pas en mesure de respecter ces échéances, alors vous pouvez solliciter une prolongation en envoyant un courriel au registraire, avec copie à l’intimé, en expliquant les raisons de votre demande de prolongation et en précisant le nombre de jours supplémentaires dont vous avez besoin.

Références :

Tribunaux décisionnels Ontario – Guide des instances par vidéoconférence et par Zoom

Votre recueil de documents doit être doté d’un index, d’onglets pour chaque document et d’une numérotation consécutive pour chaque page. En voici un exemple :

Si besoin est, il est possible d’utiliser un recueil de documents distinct pour l’interrogatoire ou le contre-interrogatoire des témoins.

Vous êtes tenu de fournir une copie électronique de chaque document que vous souhaitez déposer comme preuve à toutes les autres parties et au TDPO.

Références :

Adobe Acrobat Pro – Indexation 

Adobe Acrobat Pro – Onglets 

Adobe Acrobat Pro – Numérotation des pages

Si vous avez l’intention de présenter des enregistrements vidéo ou audio, prière de communiquer avec le TDPO pour demander quelles sont les exigences applicables et quelle est la méthode préférée pour divulguer les enregistrements vidéo et audio aux fins de la divulgation de la preuve.

À l’heure actuelle, le TDPO fournit de l’information sur la manière de divulguer les enregistrements vidéo et audio dans l’avis d’audience.  Assurez-vous de lire l’avis d’audience attentivement. S’il ne contient pas d’information sur la manière de déposer les enregistrements vidéo et audio, veuillez communiquer avec le TDPO immédiatement.

Vous devez envoyer une liste de témoins au TDPO et à toutes les autres parties.  La liste de témoins doit nommer tous les témoins qui vont témoigner en votre faveur à l’audience.  Vous devez également fournir une brève déclaration résumant le témoignage prévu de chaque témoin.  Ce résumé est parfois nommé « déclaration anticipée ».

Si vous planifiez de faire appel à un témoin expert, vous devez présenter un exemplaire de son curriculum vitae, ainsi qu’une copie de tout rapport écrit que l’expert vous a remis ou un résumé complet du témoignage que l’expert entend rendre auprès du TDPO.

Un témoin expert est un particulier qui possède des connaissances spécialisées dans un domaine précis et qui rend un témoignage en faveur d’une partie à l’audience. Par exemple, si votre cause porte sur une invalidité qui nécessite des mesures d’adaptation, vous pourriez demander à un médecin spécialisé en cette invalidité de témoigner sur la manière dont on peut composer avec votre handicap.

À moins de recevoir un permis spécial du TDPO, vous ne serez pas en mesure de faire témoigner un témoin à l’audience si vous n’avez pas inscrit son nom sur votre liste de témoins et présenté un bref résumé de son témoignage.  Voir : Tullett v.  The Salvation Army National Recycling Operations, 2016 HRTO 1153, MacPherson v.  William Lyon Mackenzie Housing Co-Operative, 2008 HRTO 247 et Peprah v.  Royal Ottawa Health Care Group, 2015 HRTO 1106

L’intimé est assujetti à la même obligation de vous fournir une liste de témoins accompagnée des déclarations anticipées de chaque témoin.  Vous devez soulever une objection si l’intimé essaie de faire témoigner un témoin dont le nom ne figure pas sur la liste ou dont vous n’avez pas reçu la déclaration anticipée.

Les documents et les déclarations anticipées déposés par l’intimé vous seront utiles au cours de la préparation de votre cause. Vous pouvez utiliser les documents fournis par les autres parties si vous estimez qu’ils peuvent vous aider à démontrer les faits que vous souhaitez prouver.  Vous pouvez utiliser les déclarations anticipées pour préparer des questions pour les témoins de l’intimé.

Si vous souhaitez faire appel à des témoins pendant l’audience, prière de consulter notre guide intitulé Comment s’assurer qu’un témoin sera présent à une audience.

Souvent, pendant l’audience, les parties citent des affaires ou des décisions du TDPO ou d’autres tribunaux dans le but de persuader le TDPO d’accepter des arguments se rapportant à une question de droit précise soulevée à l’audience, notamment une question en matière de responsabilité ou de réparation.

Si vous voulez citer des cas de jurisprudence lors de votre audience, vous devez élaborer un « recueil de jurisprudence ».

Le recueil de jurisprudence doit être doté d’un index, d’onglets pour chaque affaire ou décision et de numérotation consécutive pour chaque page du document. En voici un exemple :

Dans la mesure du possible, prière de fournir les liens électroniques menant aux cas de jurisprudence ou une copie de la décision.  Vous pouvez trouver les décisions dans les sites de Canlii, LexisNexis Quicklaw, Westlaw ou dans les sites Web de tribunaux canadiens (voir les références ci-dessous).

---

Références :

Adobe Acrobat Pro – Indexation 

Adobe Acrobat Pro – Onglets 

Adobe Acrobat Pro – Numérotation des pages 

 

Institut canadien d’information juridique | CanLII

Lexis Advance Quicklaw – Logiciel de recherche juridique (lexisnexis.ca)

Westlaw Canada | Better Results Faster (en anglais seulement)

Lien vers les décisions sur CanLII | Cour de justice de l’Ontario (ontariocourts.ca)

Décisions de la Cour | Cour supérieure de justice de l’Ontario (ontariocourts.ca)

Décisions de la Cour | Cour d’appel de l’Ontario (ontariocourts.ca)

Décisions et ressources | Causes en Cour suprême du Canada (lexum.com)

L’audience du TDPO vous offre la possibilité de démontrer les allégations que vous avez formulées dans votre requête, ainsi que de demander des mesures de réparation. L’audience donne également aux autres parties la possibilité de se défendre des allégations que vous avez formulées à leur encontre.

L’audience permet au TDPO d’entendre les deux points de vue de l’affaire afin de décider si les allégations de la requête démontrent la violation de vos droits prévus au Code et, si tel est le cas, quelle mesure de réparation doit être accordée au requérant.

Votre but, à l’audience, est de prouver que vos droits protégés par le Code ont été violés et que vous avez droit une indemnité ou à une autre ordonnance ou réparation pour corriger la situation créée par l’infraction.   Cela signifie que vous devrez démontrer ce qui suit :

• le ou les intimés vous ont traité de manière différente ou d’une manière qui a eu un effet négatif sur vous en raison ou sur le fondement d’un motif de discrimination interdit par le Code (p. ex. la race, une invalidité, l’âge, le sexe ou genre, l’orientation sexuelle);
• par conséquent, vous avez subi un désavantage ou une perte, y compris une perte financière (p. ex. perte d’un travail rémunéré) ou une perte d’estime de soi et de dignité (c.-à-d. un effet émotionnel).

Astuces pour votre audience virtuelle :

1. Préparation avant le jour de l’audience :

• Si vous n’avez jamais utilisé Zoom auparavant, veuillez examiner les liens de ressources fournis par Tribunaux décisionnels Ontario pour apprendre à participer à des réunions par Zoom.
• Si possible, testez les fonctions audio et vidéo de Zoom en participant, au préalable, à une brève réunion avec un ami ou un membre de votre famille.
• Assurez-vous d’avoir le lien de l’audience et d’avoir réservé un espace privé avec accès à Internet.

2. Participation le jour de l’audience

• Joignez-vous à l’audience au moins dix (10) minutes à l’avance, puis vérifiez si vos vidéo et audio fonctionnent bien.
• Si vous éprouvez des difficultés au moment de vous joindre à l’audience par Zoom, veuillez communiquer avec le TDPO par COURRIEL et par téléphone – indiquez le numéro de dossier du TDPO dans votre courriel et expliquez le problème pour vous assurer qu’il y aura un document attestant que vous avez essayé de vous joindre à l’audience, mais que vous n’avez pas réussi à le faire.
• Voici les instructions que vous devez suivre si vous éprouvez des difficultés au moment de vous joindre à l’audience par Zoom :
  • Dans la ligne d’OBJET du courriel : URGENT! Dossier n^o ____ du TDPO – Difficulté à me joindre à l’audience par Zoom.
  • Dans le corps du courriel : décrivez BRIÈVEMENT les problèmes que vous éprouvez.
  • Après le courriel : faire le suivi par appel téléphonique au TDPO et mentionner que vous lui avez envoyé un courriel au sujet de ce ou ces problèmes.
• Si vous êtes déconnecté de la vidéoconférence et que vous n’arrivez pas à vous reconnecter immédiatement, vous devez communiquer avec le TDPO. Si vous ne parvenez pas à vous reconnecter à l’audience, les procédures seront ajournées temporairement. Le TDPO organisera une conférence téléphonique pour déterminer les prochaines étapes. Dans certains cas, l’adjudicateur pourrait ajourner la procédure s’il détermine qu’on ne peut pas y procéder de manière équitable.

2. Utilisation de vos documents à l’audience :

• Vous devez utiliser le numéro d’onglet, le numéro de page et le titre du document PDF lorsque vous citez une pièce ou un document.

• Pendant la tenue de l’audience, il est possible de partager des documents, à la discrétion de l’adjudicateur. Cette fonctionnalité est disponible grâce à la fonction de partage (Share), comme indiqué dans le Guide d’utilisation de Zoom.

3. Témoins à l’audience de votre cause :

Pour protéger l’intégrité de la procédure du TDPO, voici les règles de présentation des témoignages :

• Il n’est pas permis aux témoins de témoigner en la présence d’autres personnes, sans avoir obtenu l’approbation préalable du TDPO;
• Les témoins doivent placer devant eux tous les documents dont ils ont besoin pendant leur déposition;
• Les témoins n’ont pas le droit de recevoir de l’aide d’autres personnes pendant leur témoignage;
• Les témoins doivent informer le TDPO s’il y a quelqu’un d’autre à l’endroit où ils se trouvent pendant leur témoignage. Le TDPO pourrait ordonner aux témoins d’être seuls lorsqu’ils présentent leur témoignage.

Références :

TDO : Vidéoconférences | Tribunaux décisionnels Ontario

Vous trouverez plus bas des ressources supplémentaires utiles, des guides et des pratiques exemplaires sur les audiences à distance et virtuelles, pour vous aider à vous préparer et à participer à votre audience virtuelle.