Établissement de la date d’une audience ou d’une séance de médiation

Vous apprendrez la date de votre séance de médiation lorsque le Tribunal vous fera parvenir un Avis de médiation. Si vous n’êtes pas disponible à cette date, vous devrez faire la demande d’un changement de date. Vous devez utiliser le Formulaire 10 pour présenter votre demande de changement de date et la déposer auprès du Tribunal dans les 14 jours suivant la réception de l’Avis de médiation. Vous devez inclure un motif de la demande dans le Formulaire 10.

Remarque : Les demandes reçues 14 jours après la réception de l’Avis de médiation seront traitées comme une demande d’ajournement et d’autres facteurs et exigences seront pris en considération par le Tribunal avant qu’il rende une décision (voir ci-dessous). Vous devrez examiner les directives et les renseignements figurant dans la Directive de pratique du TDPO pour expliquer pourquoi vous faites face à un cas exceptionnel qui vous oblige à demander l’ajournement de votre séance de médiation prévue. Chaque demande d’ajournement sera tranchée selon son bien-fondé. La Directive de pratique énumère seize (16) facteurs pertinents pour trancher une demande d’ajournement dont le TDPO peut tenir compte.

Vous devriez communiquer avec les autres parties pour déterminer si vous pouvez vous entendre sur d’autres dates qui respectent un délai de six (6) semaines suivant la date initialement fixée par le Tribunal :

• Si vous parvenez à vous entendre, transmettez ces dates au Tribunal dans votre Formulaire 10 et le Tribunal s’efforcera de fixer le moment de la séance de médiation à l’une des dates que vous avez fournies.
• Si vous ne parvenez pas à vous entendre sur d’autres dates, vous devriez alors fournir cinq (5) autres dates qui respectent un délai de six (6) semaines suivant la date initialement fixée dans votre formulaire et qui vous conviennent.

Si le Tribunal n’est pas en mesure de trouver des dates qui conviennent aux parties, il fixera alors la date de la séance de médiation, sans votre consentement ou celui des autres parties.

Le Tribunal peut modifier le rôle de la médiation et fixer la tenue de la séance à une date antérieure à la date initialement fixée. C’est possible si toutes les parties s’entendent sur cette date, et que celle-ci convient au Tribunal. Il vous incombe de communiquer avec les autres parties pour obtenir leur consentement.

Vous apprendrez la date de votre audience lorsque le Tribunal vous fera parvenir un Avis de confirmation d’audience. Si vous n’êtes pas disponible à l’une ou l’autre des dates fixées pour l’audience, vous devrez demander un changement de date.

Vous devez utiliser le Formulaire 10 pour présenter votre demande de changement de date et la déposer auprès du Tribunal dans les 14 jours suivant la réception de l’Avis de confirmation d’audience. Vous devriez communiquer avec les autres parties pour déterminer si vous pouvez vous entendre sur d’autres dates (ou groupes de dates si l’audience doit durer plus qu’une journée) qui respectent un délai de six (6) semaines suivant la date initialement fixée :

• Si vous parvenez à vous entendre, transmettez ces dates au Tribunal dans votre Formulaire 10 et le Tribunal s’efforcera de fixer le moment de l’audience à l’une des dates que vous avez fournies.
• Si vous ne parvenez pas à vous entendre sur d’autres dates, vous devriez alors fournir cinq (5) autres dates qui respectent un délai de six (6) semaines suivant la date initialement fixée dans votre Formulaire 10 et qui vous conviennent.
• Si le Tribunal n’est pas en mesure de trouver des dates qui conviennent aux parties, il fixera alors la date de l’audience sans votre consentement ou celui des autres parties.

Le Tribunal peut modifier le rôle de la médiation et fixer la tenue de la séance à une date antérieure à la date initialement fixée, si toutes les parties s’entendent sur cette date, et que celle-ci convient au Tribunal. Il vous incombe de communiquer avec les autres parties pour obtenir leur consentement.

Vous devez adresser votre demande d’ajournement (pour reporter ou retarder votre audience) au Tribunal dès que vous avez un motif pour ce faire. Vous devez également communiquer avec les autres parties pour obtenir leur consentement et pour discuter d’autres dates possibles pour la tenue de l’audience.

Vous devez utiliser le Formulaire 10 pour présenter votre demande d’ajournement. Dans votre Formulaire 10, vous devriez fournir les renseignements suivants :

1. Les motifs de votre demande et toute preuve documentaire pertinente à la demande. Si vous demandez un ajournement pour des raisons médicales, vous devez fournir les renseignements d’un professionnel de la santé autorisé à l’appui des motifs de la demande.
2. la durée de l’ajournement que vous demandez;
3. cinq autres dates (ou groupes de dates si la séance doit s’échelonner sur plusieurs jours).

Le Tribunal peut examiner les éléments suivants lorsqu’il décide s’il doit vous accorder la demande d’ajournement :

1. l’âge du dossier;
2. la question de savoir si une demande d’ajournement a déjà été accordée et, dans l’affirmative, celle de savoir si elle a été accordée sur une base péremptoire (ce qui signifie que la prolongation préalable était définitive et qu’aucune autre prolongation ne pouvait être accordée);
3. l’incidence négative (ou le préjudice) aux parties;
4. le moment où la demande a été présentée comparativement à celui où le besoin d’un délai supplémentaire est apparu pour la première fois (ou si la demande a été présentée dans les délais impartis);
5. la durée de l’ajournement demandé et la question de savoir si cet ajournement retarderait de façon déraisonnable (ou indûment) l’instance;
6. les raisons précises pour lesquelles il est impossible de respecter l’échéance établie ou d’aller de l’avant à la date prévue;
7. la question de savoir si le motif de la demande d’ajournement était prévisible et évitable, et quels efforts, le cas échéant, ont été déployés pour éviter de présenter cette demande;
8. le type de séance;
9. la durée de l’avis de la séance que le TDPO a donné aux parties;
10. la question de savoir si le TDPO a fixé la ou les dates en fonction de la disponibilité précisée par la partie qui a demandé l’ajournement;
11. la question de savoir si les parties peuvent procéder à la séance à une date antérieure;
12. l’intérêt du public dans un règlement équitable, juste et expéditif des requêtes;
13. les exigences législatives;
14. les principes du droit à un processus judiciaire équitable : être entendu, avoir une audience équitable et obligation des arbitres de rendre des décisions raisonnables, équitables et équilibrées (processus aussi appelé justice naturelle ou équité procédurale);
15. des aspects opérationnels (comme la question de savoir si les membres du personnel du TDPO sont disponibles certains jours);
16. tout autre facteur jugé pertinent pour trancher la demande.

Le tribunal peut rejeter une demande d’ajournement dans les cas suivants :

• elle est incomplète, par exemple, elle ne figure pas sur un Formulaire 10 ou ne justifie pas la demande;
• si le motif de votre demande n’en est pas un que le Tribunal considère comme un « un cas exceptionnel », p. ex. vous venez d’embaucher un avocat ou vous avez besoin de recueillir plus de renseignements pour vous préparer à votre médiation ou à votre audience, mais le Tribunal croit que vous auriez pu le faire plus tôt;
• votre demande est présentée moins de sept jours avant votre séance de médiation ou d’audience, sauf s’il y a un cas exceptionnel.

Le Tribunal décourage l’annulation ou l’ajournement des séances d’audience visant à permettre aux parties d’entamer des discussions en vue d’un règlement. Ordinairement, il n’ajourne pas une date d’audience du fait que les parties souhaitent « entamer des discussions en vue d’un règlement » ou qu’elles sont « sur le point de conclure une entente ».

Si vous et les autres parties croyez pouvoir arriver à régler le différend peu avant l’audience prévue, vous devez le dire au Tribunal et demander une médiation-adjudication selon la Règle 15A des Règles.

Si vous ne recevez pas de réponse du Tribunal avant votre séance de médiation ou de l’audience prévue, vous devez alors vous présenter à la date prévue. Si vous n’êtes pas présent, le Tribunal peut rejeter votre demande parce qu’elle a été abandonnée.

Si votre demande a été présentée moins de sept (7) sept jours avant la date prévue, le Tribunal peut examiner votre demande au début de la séance de médiation ou de l’audience.